โครงสร้างหัวข้อ

  • ความสำคัญของคู่มือปฏิบัติงาน

     

     
    ที่มา : วีดิทัศน์ "ความสำคัญของคู่มือปฏิบัติงาน (ภาษาไทยเพื่ออาชีพ)" โดย ศูนย์หนังสือเมืองไทย 


    • คู่มือ (Handbook หรือ Manual หรือ Guide)

                คู่มือ เป็นคำศัพท์บัญญัติที่ตรงกับภาษาอังกฤษ คือ HandbookManualGuide  เป็นเอกสารที่นำเสนอเนื้อหาสาระเชิงวิชาการซึ่งจัดอยู่ในประเภทหนังสืออ้างอิง  (Reference Book)  และเป็นเอกสารในกลุ่มหนังสือที่มีลักษณะเฉพาะ  มีสารสนเทศเกี่ยวกับข้อเท็จจริง, รายละเอียดเรื่องราว, หรือวิธีการทำงานในแต่ละขั้นตอน  อาทิ  พจนานุกรม  สารานุกรม  หนังสือรายปี  อักขรานุกรมชีวประวัติ  หนังสืออ้างอิงทางภูมิศาสตร์  นามานุกรมหรือทำเนียบนาม และหนังสือคู่มือ ศรีรัตน์   เจิงกลิ่นจันทร์ และคณะ  (2539 : ไม่ปรากฏเลขหน้า)  และเพชรรัตน์ บริสุทธิ์  (ม.ป.ป. ออนไลน์) ซึ่งในภาษาอังกฤษ HandbookManualGuide จะมีลักษณะที่แตกต่างกัน  คือ

                Handbook นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติที่มีมาตรฐานและเป็นบรรทัดฐานตามนโยบายของหน่วยงานหรือองค์กรที่บุคคลต้องรู้และเข้าใจร่วมกันอย่างเท่าเทียม เช่น กฎหรือระเบียบปฏิบัติ, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือ
                Manual นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนเฉพาะงานโดยละเอียดสำหรับบุคคลเฉพาะกลุ่ม, แสดงเนื้อหาสาระเชิงเทคนิควิธีปฏิบัติและใช้สำนวนภาษาที่แสดงขั้นตอนอย่างละเอียด, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือ
                Guide นำเสนอสารสนเทศที่แสดงทิศทางหรือแนวทางการปฏิบัติในแต่ละขั้นตอนเฉพาะงานโดยย่อสำหรับบุคคลทั่วไป, แสดงเนื้อหาสาระที่กระชับ, ใช้สำนวนภาษาที่มีลักษณะสั้น, และใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะเอกสารหน้าเดียววีดิทัศน์, หรือเสียงบรรยาย



      • ความหมายของคู่มือ

                  นักการศึกษา อธิบายว่า คู่มือ (Manual) เป็นแหล่งสารสนเทศซึ่งรวบรวมเรื่องราวเฉพาะด้านในสาขาวิชาใดวิชาหนึ่ง  โดยแสดงรายละเอียดและวิธีการทำงานเฉพาะเรื่องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเพื่อประโยชน์ในการใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องหรือใช้เป็นแนวทางในการอ้างอิงข้อเท็จจริงในการทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งได้สำเร็จตามเป้าหมาย (คีรีบูน  จงวุฒิเวศย์  และมาเรียม  นิลพันธุ์  (2542 : 14), อนุชิต   เชิงจำเนียร  (2545 : 22), จุมพจน์ วนิชกุล  (2545 : ออนไลน์),  สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ  (2552 : 16  อ้างถึงโดย  เรืองชัย  จรุงศิรวัฒน์,  2554 : 1),  นพมาศ  อ่ำอำไพ  (2553 : 10),  เรืองชัย  จรุงศิรวัฒน์  (2554 : 1),   เพชรรัตน์ บริสุทธิ์  (ม.ป.ป. : ออนไลน์)) 

        • ประเภทของคู่มือ

                    คู่มือมีหลายลักษณะ  โดยทั่วไปแบ่งประเภทของคู่มือตามลักษณะเฉพาะได้ 4 ประเภท  ดังนี้
                    1)  คู่มือปฏิบัติงาน  มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติงานเฉพาะเรื่อง 
                    2)  คู่มือรวบรวมความรู้เบ็ดเตล็ด  มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับความรู้ที่สืบค้นได้ยากในสาขาวิชาต่างๆ
                    3)  คู่มืออธิบายและตีความหมาย  มีลักษณะเป็นสารสนเทศที่ชี้แจงเนื้อหาวิชาใดวิชาหนึ่งในแง่มุมต่างๆ
                    4)  คู่มือให้ความรู้เฉพาะ  มีลักษณะเป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวหรือเนื้อหาสำคัญโดยย่อ


          • ประโยชน์ของคู่มือ

                      คู่มือเป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานนานับปการ อาทิ หน่วยงาน, ผู้ปฏิบัติงาน, และบุคคลทั่วไปหลายประการ  ได้แก่
                      1)  ส่งเสริมให้การทำงานมีความถูกต้องตามระเบียบ  กฎเกณฑ์  และก่อให้เกิดเป็นแบบแผนการปฏิบัติงานที่มีมาตรฐานเดียวกัน
                      2)  สร้างความตระหนักในหน้าที่และความรับผิดชอบให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน
                      3)  อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้งานและเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
                      4)  ลดระยะเวลาการทำงานและลดข้อบกพร่องของการทำงาน
                      5)  ลดต้นทุนการทำงานหรือลดค่าใช้จ่ายในการทำงาน
                      6)  ลดความขัดแย้งระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดยระบุหน้าที่รับผิดชอบตามตำแหน่งงาน
                      7) เพิ่มประสิทธิภาพของผลการทำงาน


            • องค์ประกอบหรือโครงสร้าง (Structure)

                        โดยทั่วไป  คู่มือจะมีองค์ประกอบหรือโครงสร้าง (Structure)  ที่สำคัญ 3 ส่วนหลัก  ซึ่งในแต่ละส่วนนำเสนอเนื้อหาสาระและรายละเอียดซึ่งแบ่งเป็นหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย  ซึ่งจะมีลักษณะเฉพาะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ  ได้แก่   
                        ส่วนที่  เรียกว่า  ส่วนประกอบตอนต้น  มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารจำนวน  หน้า  ได้แก่  หน้าปกนอก  หน้าปกใน  หน้าคำนำ  หน้าสารบัญ  และหน้าบัญชีตาราง / หน้าบัญชีภาพประกอบ (ถ้ามี)
                        ส่วนที่  เรียกว่า  ส่วนเนื้อหา  มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารที่นำเสนอเนื้อหาสาระตามโครงเรื่อง  (Plot) ของสารสนเทศ  ซึ่งประกอบด้วย  หัวข้อหลัก  หัวข้อย่อย  และรายละเอียดของสารสนเทศ
                        ส่วนที่  เรียกว่า  ส่วนประกอบตอนท้าย  มีลักษณะเป็นหน้าเอกสารจำนวน  หน้า  ได้แก่  หน้าบรรณานุกรม  หน้าภาคผนวก  หน้าประวัติผู้แต่ง


              • ลักษณะของคู่มือที่ดี

                          ลักษณะของคู่มือมีบทบาทสำคัญในการกระตุ้นความสนใจของผู้ศึกษาคู่มือ  หากคู่มือมีลักษณะบางประการที่ไม่น่าสนใจอาจส่งผลให้ผู้อ่านไม่ประสงค์ที่จะอ่านคู่มือแต่อย่างใด  ลักษณะที่ดีของคู่มือ  แบ่งเป็น  3  ด้าน ได้แก่
                          (1)  ด้านเนื้อหา
                               1)  แสดงความถูกต้อง  ตรงตามหัวข้อเรื่อง  และมีระดับความยาก-ง่ายของภาษาที่เหมาะสมกับผู้ศึกษาคู่มือ  นำเสนอเนื้อหาที่กระชับ  ชัดเจน  จดจำและเข้าใจง่าย 
                               2)  แสดงความสอดคล้องกับระดับความรู้พื้นฐานของผู้ศึกษาคู่มือ
                               3)  แสดงลักษณะที่สนับสนุนต่อการประยุกต์ใช้ในสถานการณ์อื่น
                               4)  แสดงกรณีตัวอย่าง  ตาราง  รูปภาพ  แผนภูมิ  หรือผังงาน (Flow Chart)  ที่ส่งเสริมให้ผู้ศึกษามีความเข้าใจได้เป็นอย่างดี
                               5)  แสดงลักษณะที่มีการปรับปรุงให้ทันสมัยและสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของวิทยาการใหม่ๆ
                          (2)  ด้านรูปแบบ
                               1)  แสดงรูปแบบและขนาดของตัวอักษรมีความเหมาะสมและชัดเจน
                               2)  แสดงภาพหรือตัวอย่างประกอบความเข้าใจ
                               3)  แสดงลักษณะการจัดรูปเล่มที่น่าสนใจและการกำหนดขนาดรูปเล่มมีความเหมาะสม 
                               4)  แสดงการนำเสนอเนื้อหาอย่างเป็นระบบ  โดยการเรียงลำดับความยาก-ง่าย  หรือเรียงลำดับตามหัวข้อที่ถูกต้อง
                               5)  แสดงสารสนเทศเกี่ยวกับแหล่งอ้างอิงเพื่อการสืบค้นเพิ่มเติม
                          (3)  ด้านการนำไปใช้
                               1)  แสดงสารสนเทศที่ระบุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการใช้คู่มือ
                               2)  แสดงสารสนเทศที่ระบุประโยชน์ของการใช้คู่มือ
                               3)  แสดงสารสนเทศที่ให้คำชี้แจงหรือนำเสนอความรู้ที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้คู่มือเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
                               4)  แสดงสารสนเทศที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดเตรียมสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานตามคู่มือ  เช่น  การเตรียมตัว  การเตรียมวัสดุและอุปกรณ์  ฯลฯ

                              5)  แสดงคำถามหรือกิจกรรมเพื่อการตรวจสอบความเข้าใจของการปฏิบัติงานตามคู่มือ  แสดงพื้นที่ว่างสำหรับการเขียนคำตอบ  และแสดงแนวการตอบคำถาม
                               6)  แสดงขั้นตอนและวิธีการใช้คู่มืออย่างชัดเจน
                               7)  แสดงแนวทางการปฏิบัติงานที่ชัดเจนโดยใช้แผนภูมิ  ตาราง  หรือตัวอย่าง
                               8)  แสดงข้อข้อควรปฏิบัติหรือสิ่งที่ควรปฏิบัติและข้อควรระวังหรือสิ่งที่ไม่ควรปฏิบัติเพื่อการป้องกันและแก้ปัญหาต่างๆ



                • กระบวนการสร้างคู่มือ

                            กระบวนการสร้างคู่มือมีความสำคัญต่อการออกแบบและผลิตคู่มือ   การสร้างคู่มือเฉพาะด้านจะมีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกันตามวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ  สำหรับการสร้างคู่มือการปฏิบัติงานโดยทั่วๆ ไป  ประกอบด้วย  4  ขั้นตอน  คือ 
                            ขั้นที่ 1  วิเคราะห์งานที่ปฏิบัติ  การสร้างคู่มือในขั้นนี้ ประกอบด้วย 3  กิจกรรม  คือ
                                    1)  ทำการพิจารณาลักษณะของงานโดยแยกเป็นงานหลักและงานรอง เพื่อแสดงภาระหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งงานอย่างชัดเจน
                                    2)  เขียนแผนผังแสดงขั้นตอนการปฏิบัติงาน  (Flow Chart)  เพื่อแสดงกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน
                                    3)  ระบุปัจจัยที่จำเป็น (Input)  สำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน โดยแสดงหลักเกณฑ์  วิธีการ   และเงื่อนไขต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
                            ขั้นที่ 2  วิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุ   ประกอบด้วย 3  กิจกรรม คือ
                                    1)  แยกปัญหาและจัดกลุ่มปัญหา 2 ระดับ  คือ ปัญหาที่มีสาเหตุจากกฎ ระเบียบ หรือข้อบังคับต่างๆ   และปัญหาที่มีสาเหตุจากผู้ปฏิบัติงานทุกระดับตำแหน่งงาน
                                    2)  ทบทวนลักษณะของปัญหาการปฏิบัติงานเพื่อคาดคะเนแนวโน้มความสำเร็จของการแก้ไขปัญหา  เช่น  ปัญหาที่มีสาเหตุจากปัจจัยที่ควบคุมได้  ปัญหาที่มีสาเหตุจากปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้
                                    3)  จัดกลุ่มปัญหา  4  ลักษณะ  คือ  ปัญหาที่มีสาเหตุจากขั้นตอนการปฏิบัติงาน  ปัญหาที่มีสาเหตุจากหลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน  ปัญหาที่มีสาเหตุจากวิธีการปฏิบัติงาน  และปัญหาที่มีสาเหตุจากเงื่อนไขการปฏิบัติงาน 
                             ขั้นที่ 3  วิเคราะห์แนวทางแก้ไข  ในขั้นนี้มีลักษณะเป็นการเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาซึ่งต้องมีความสอดคล้องกับสาเหตุของการเกิดปัญหา  เช่น  แนวทาง การพัฒนาความสามารถหรือสมรรถนะของบุคลากร   แนวทางการพัฒนาคุณภาพการปฏิบัติงาน   แนวทางการพัฒนาระบบการบริหาร   แนวทางการพัฒนานวัตกรรมเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการแก้ไขปัญหา  ฯลฯ
                             ขั้นที่ วางแผนกำหนดโครงร่าง (Outline)  หรือโครงเรื่อง  (Plot)  เพื่อเป็นแนวทางการสืบค้นข้อมูลสารสนเทศตามประเด็นสำคัญหรือหัวข้อหลัก  ประกอบด้วย 2 กิจกรรม คือ
                              (1) จัดทำสารบัญวางโครงร่าง  การกำหนดสารบัญของคู่มือการปฏิบัติงานโดยทั่วไป  ประกอบด้วย  ประเด็นสำคัญหรือหัวข้อหลัก  ได้แก่ 
                                    บทที่ 1  บทนำ  ประกอบด้วย  หัวข้อย่อย  3  หัวข้อ  คือ  ความเป็นมา / ความจำเป็น (ภูมิหลัง) / ความสำคัญ  วัตถุประสงค์ของการศึกษา  และขอบเขตของการศึกษา
                                    บทที่ บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ  ประกอบด้วย  หัวข้อย่อย 3  หัวข้อ  คือ  บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง  ลักษณะงานที่ปฏิบัติ  และโครงสร้างการบริหารจัดการ 
                                    บทที่ หลักเกณฑ์วิธีการปฏิบัติงานและเงื่อนไข  ประกอบด้วย  หัวข้อย่อย  4  หัวข้อ  คือ  หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน  วิธีการปฏิบัติงาน  เงื่อนไข / ข้อสังเกต / ข้อควรระวัง / สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน  และแนวคิด / งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง
                                    บทที่ เทคนิคการปฏิบัติงาน  ประกอบด้วย  หัวข้อย่อย  5  หัวข้อ  คือ  แผนกลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน  (Flow Chart)  วิธีการให้บริการหรือวิธีการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ  วิธีการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงาน  และจรรยาบรรณ / คุณธรรม / จริยธรรมในการปฏิบัติงาน 
                                    บทที่ ปัญหา / อุปสรรค  และแนวทางแก้ไขและพัฒนางาน  ประกอบด้วย  หัวข้อย่อย  3  หัวข้อ  คือ  ปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน  แนวทางแก้ไขและพัฒนางาน  และข้อเสนอแนะ                         

                                    นอกจากนี้  หัวข้อส่วนท้ายของคู่มือ มี  2  หัวข้อ คือ บรรณานุกรม และ ภาคผนวก 
                                    บรรณานุกรม  เป็นรายชื่อสิ่งพิมพ์หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการค้นคว้า  ซึ่งจะต้องแสดงรายละเอียดข้อมูลทางการพิมพ์อย่างครบถ้วน, เขียนหรือพิมพ์ตามแบบมาตรฐานที่กำหนด, แยกกลุ่มบรรณานุกรมสิ่งพิมพ์ฉบับภาษาไทยและฉบับภาษาต่างประเทศโดยในแต่ละกลุ่มสิ่งพิมพ์จัดเรียงตามลำดับอักษรแบบพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานและพจนานุกรมภาษาอังกฤษทั่วไป

                                     ภาคผนวก  เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับคู่มือแต่ไม่ใช่เนื้อหาหลัก  และเป็นส่วนที่เพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ผู้ศึกษาคู่มือมีความเข้าใจเนื้อหาสาระของคู่มือได้ชัดเจนมากขึ้น  
                             (2) สร้างเนื้อหาสาระ  การสร้างเนื้อหาของคู่มือมีหลักการสำคัญ 7 ประการ คือ 
                                   1) ความถูกต้องและความทันสมัยของเนื้อหา หมายถึง เนื้อหาสาระมีความถูกต้องตามหลักวิชาหรือหลักการปฏิบัติของสาขานั้นและเป็นที่ยอมรับในปัจจุบัน
                                   2) ความสมบูรณ์และความลึก หมายถึง ความครบถ้วนของเนื้อหาสาระที่เป็นขอบข่ายของคู่มือในแต่ละบทและแต่ละหัวข้อ 
                                   3
                  ) ความถูกต้องของรูปแบบ หมายถึง การมีส่วนประกอบที่สำคัญของคู่มือ  ได้แก่ มีการอ้างอิงแหล่งวิชาการที่ถูกต้อง, มีแบบแผนในการเขียนส่วนประกอบของการจัดทำรูปเล่ม, จัดทำบรรณานุกรมและภาคผนวกตามแบบสากล
                                   4) การจัดเรียงลำดับเนื้อหา หมายถึง การเสนอเนื้อหาเรียงลำดับขั้นตอนเพื่อความเข้าใจ โดยง่าย
                                   5) ความเหมาะสมและความถูกต้องในการใช้ภาษา หมายถึง การใช้สำนวนในการเขียน ตามแบบแผนของภาษาเขียนที่ถูกต้อง, ใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมและสื่อความหมายได้ดี
                                   6) การเสนอแนวคิดของตนเอง หมายถึง การสอนแทรกความคิดเห็นเพิ่มเติม อาจจะเป็นข้อวิพากษ์วิจารณ์หรือข้อเสนอแนะอื่นๆ
                                   7) ความมีคุณค่าของเนื้อหา หมายถึง ประโยชน์, ความสำคัญ, และความเชื่อถือได้  ของการใช้งานคู่มือเพื่อประกอบการปฏิบัติงานหรือเพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมและอ้างอิง


                  • บทสรุป

                              การสร้างเอกสารทางวิชาการประเภทคู่มือสำหรับการปฏิบัติงานของครูผู้สอน ควรใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษ คือ Manual ด้วยเหตุว่า คู่มือ  มีลักษณะเป็นเอกสารที่ใช้รูปแบบการนำเสนอเนื้อหาสาระในลักษณะรูปเล่มหนังสือที่มีการจัดเรียงเนื้อหาสาระเป็นหัวข้อหรือบท  ซึ่งแสดงสารสนเทศเกี่ยวกับวิธีการทำงานเฉพาะเรื่องโดยละเอียดในแต่ละขั้นตอน  
                              คู่มือ  ต้องมีองค์ประกอบหรือโครงสร้าง (Structure)  ที่สำคัญ 3 ส่วนหลัก  ได้แก่  ส่วนที่  ส่วนประกอบตอนต้น,   ส่วนที่ ส่วนเนื้อหา, และส่วนที่  ส่วนประกอบตอนท้าย  ในแต่ละส่วนนำเสนอเนื้อหาสาระและรายละเอียดที่แบ่งเป็นหัวข้อหลักและหัวข้อย่อย ซึ่งจะมีลักษณะเฉพาะที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการสร้างคู่มือ      
                              ในโลกแห่งเทคโนโลยี  ความนิยมของการใช้คำศัพท์บัญญัติภาษาอังกฤษเพื่อสื่อความหมาย “คู่มือ” เปลี่ยนจาก “Manual” ไปสู่ “Guide”  ด้วยเหตุว่า “Manual” สื่อความหมายเกี่ยวกับลักษณะบางประการที่ไม่น่าสนใจ เช่น  ความน่าเบื่อของรูปแบบการนำเสนอและความล้าสมัยของสารสนเทศหรือเนื้อหาสาระ  ซึ่งส่งผลให้ผู้อ่านไม่ประสงค์ที่จะศึกษาคู่มือแต่อย่างใด  ในขณะที่ “Guide” สื่อความหมายเกี่ยวกับความน่าสนใจของรูปแบบการนำเสนอและความกระชับและความทันสมัยของสารสนเทศหรือเนื้อหาสาระ  ซึ่งกระตุ้นความสนใจของผู้ศึกษาคู่มือได้เป็นอย่างดี   ดังเห็นได้จาก บริษัทยักษ์ใหญ่ เช่น Microsoft, Apple, IBM ใช้คำ User Guides” หรือ “User’s Guides” เพื่อสื่อความหมายสารสนเทศที่มีรูปแบบและลักษณะการนำเสนอเนื้อหาสาระ “Manual” ทุกประการ  อาจกล่าว ได้ว่า ในปัจจุบัน  “Guide” เป็นคำที่ใช้ทดแทน “Manual” นั่นเอง

                    • แบบทดสอบ